Как заставить сотрудников работать в корпоративном портале
Конечно, стандартный ответ на этот вопрос: «Никак» :) Секретов тут почти нет. Никак – пока система не будет незаменимой и удобной для всех сотрудников компании. А вот как добиться этого результата, мы подскажем.
Скорее всего, использование корпоративного портала вы начинаете, в первую очередь, для обеспечения прозрачности деятельности компании и ответа на главный вопрос «а как вообще у нас дела»?
Так же, корпоративный портал позволит легко обучить новую команду при масштабировании бизнеса. И раз уж вы решили пойти по пути автоматизации процессов, то лучше посвящать в эту деятельность и своих сотрудников. Потому что работать в системе все равно придется им. Плюс такого публичного обсуждения планов - иногда можно услышать много полезных идей, понять что неудобно и автоматизировать или изменить эти процессы в первую очередь.
Начинать автоматизацию надо с самых простых шагов, маленьких, чтобы они не вызывали ни у кого сопротивления. Самые популярные – рабочее время, почта и звонки.
Учет рабочего времени в портале
Возражения сотрудников: «Вы хотите за мной шпионить!»
Что важно донести: Отмечая начало и конец рабочего дня, отсутствие вас на рабочем месте, фиксирование отпуска в портале, вы не только помогаете точному учету своего рабочего времени, но и фиксируете сверхурочные отработки, даете коллегам понять когда вы не на рабочем месте, в автоматических процессах задачи делегируются ответственным, которые находятся на месте.
А автоматизация заявок на отпуск – вообще приятный процесс: небольшая анкета для сотрудника, пара задач на согласование руководством по цепочке – отпуск зафиксирован в системе, бухгалтерия готовит документы, коллеги осведомлены и не будут вас беспокоить в отпуске
Интеграция почты
Возражения сотрудников: «Вы просто хотите читать всё, что я пишу!»
Что нужно донести: синхронизация почты и корпоративного портала - это в первую очередь удобно. Вся история переписки сохраняется в портале и привязана к клиенту. Если в компании существует практика менять менеджера компании через определенное время - то с зафиксированной почтовой перепиской - такое действие становится в разы проще.
Отправка писем прямо из портала – приятное дополнение. Нет больше никаких установленных приложений для почты или вкладок в браузере!
Все в одном месте. Отправленные письма фиксируются системой, а каждое новое входящее письмо от клиента – это уведомление для менеджера, и пропустить его никак нельзя. Если пришло какое-то сложное письмо от клиента, всегда можно привлечь к его обсуждению руководителя отдела (и это тоже можно сделать в два клика на портале).
Ситуация с отсутствием сотрудника тоже решается быстро и легко: любой коллега сможет найти необходимую информацию по клиенту.
Интеграция телефонии
Возражения сотрудников: «Нас всё время прослушивают!»
Что нужно донести: Тут всё как с почтой – сохраняем историю звонков и расширяем работу с ними. К звонкам можно быстро дописать комментарий и результат звонка. Клиент сразу попадает на своего менеджера, без прослушивания долгого приветствия и бесконечных переключений - портал понимает кто позвонил, кто менеджер и при нужной настройке системы - сразу направляет звонок на сотрудника.
Работа с возражениями клиентов выходит совершенно на новый уровень. Никаких «вы мне такого не говорили...» – слушаем разговор и узнаем кто и что говорил. Отчеты по звонкам, которые можно сформировать – помогут понять загрузку менеджеров и возможно принять решение о расширении штата.
Конечно, нельзя забывать, что каждое нововведение должно сопровождаться общим собранием, рассказом к чему все это приведет и инструкцией с картинками.
Постепенно добавляя такие маленькие полезности и дорабатывая корпоративный портал для своей компании – вы получите максимально лояльных сотрудников, которые и сами будут очень рады работать в системе.